Integratie Afdrukken E-mail
door Iris van 't Leven en Bauke te Nijenhuis
oktober 1997

 

  1. Kwaliteit, arbo en milieu moeilijk uit elkaar te halen
  2. Ontstaan van zorgsystemen
  3. Normen sturen de invulling van een geïntegreerd systeem
  4. Kenmerken van verschillende zorgsystemen
  5. Integratie door implementatie

1. Kwaliteit, arbo en milieu moeilijk uit elkaar te halen

Van laboratoria wordt tegenwoordig niet alleen verwacht dat ze, liefst zeer snel, analyseresultaten van hoge kwaliteit leveren, maar ook wordt voldaan aan de eisen op het gebied van arbo en milieu. In de werksituatie in het laboratorium zijn kwaliteit, arbo en milieu nauwelijks van elkaar te scheiden. Om het werk in een laboratorium te verrichten bestaan er meestal procedures, al dan niet op schrift gesteld. In die procedures spelen aspecten uit elk van de drie aandachtsgebieden een rol (fig.1).
voor elke processtap (monstername, voorbehandeling, metingen, statistische evaluatie en rapportage) zijn kwaliteits, arbo en milieu-aspecten te definieren
Figuur 1. Voor één proces zijn per processtap kwaliteit, arbo en milieu-aspecten te onderscheiden.

2. Ontstaan van zorgsystemen

Om te zorgen dat de procedures goed verlopen moet er systeem in worden aangebracht en ontstaan er zorgsystemen. Het doel van een zorgsysteem is het op georganiseerde wijze bewerkstelligen van zorgvuldigheid in het handelen. Meestal wordt een en ander vastgelegd in een Handboek. Daarin is te vinden hoe de zaken intern georganiseerd zijn en hoe eventuele eisen van de overheid daaraan gekoppeld zijn.
In zorgsystemen spelen beleid, beheer en uitvoering een rol. Beleid vormt de basis voor het zorgsysteem. Beheersmatig wordt beleid afgestemd op de interne organisatie, waar nodig vindt terugkoppeling en aanpassing van het beleid plaats. De uitvoering wordt nader uitgewerkt in werkprocedures en werkvoorschriften, in het kwaliteitsjargon vaak SOP's genoemd, wat staat voor Standard Operating Procedures. De structuur van een zorgsysteem kan als een piramide worden weergegeven. Als er sprake is van meerdere zorgsystemen dan is dit te visualiseren als meerdere piramides naast elkaar (figuur 2).
3 piramides met bovenlaag beleid, middenlaag beheer en onderlaag SOP's
Figuur 2. De structuur is vergelijkbaar voor de verschillende zorgsystemen

3. Normen sturen de invulling van een geïntegreerd zorgsysteem

Deze drie pyramides kunnen niet zonder meer worden ingevuld. De overheid heeft regelgeving opgesteld en heeft suggesties gedaan over de opbouw van handboeken die het zorgsysteem beschrijven. Laboratoria hebben zich bijvoorbeeld te houden aan de richtlijnen voor Good Laboratory Practice (GLP). De bemoeienis van de overheid is in tabel 1 weergegeven.

Tabel : 1 Invoed van de overheid op de verschillende zorgsysteemgebieden

Zorgsysteem Wet/norm/richtlijn Controle-orgaan
     
Arbo Arbowet
NPR 5001		 Arbeidsinspectie
Milieu


Wet milieubeheer
BS 7750
NEN-EN-ISO 14001
EMAS		 Dienst Handhaving

Kwaliteit ISO 9000-serie
EN-45000-serie
Richtlijnen GLP		 Raad voor Accreditatie
Raad voor Accreditatie
Sectie GLP van de Veterinaire Hoofd Inspectie

 

Het overzicht in tabel 1 wekt de indruk dat inspectie makkelijker is wanneer de systemen uit elkaar worden gehouden. In de praktijk is het uit elkaar houden van de systemen echter uitermate lastig. Niet zozeer wat betreft de onderdelen beleid en beheer maar wel wat betreft de in de SOP's vastgelegde procedures en werkvoorschriften. Die gaan elkaar overlappen, er is dus een grote kans op duplicatie. Dit is een belangrijke reden om waar mogelijk tot uniformering en integratie over te gaan. In de praktijk kan dat worden opgelost door alle procedures in één Procedureboek op te nemen (waarin per voorschrift aangegeven wordt waar het accent van die SOP ligt) en de beleids- en beheersparagrafen ten behoeve van de inperkende instanties voor elk systeemgebied apart te beschrijven. Deze integratie van zorgsystemen is in figuur 3 schematisch weergegeven.
drie piramides waarvan de onderste laag SOP's is versmolten
Figuur 3.
Schematische weergave van de integratie van een Kwaliteits-, Arbo- en Milieuzorgsysteem

4. Kenmerken van de verschillende zorgsystemen

Wanneer men een geïntegreerd zorgsysteem wil gaan invoeren in de organisatie is het goed om eerst na te gaan wat eigenlijk de kenmerken van de afzonderlijke systemen zijn. Hieronder worden die nog eens in het kort toegelicht.

4.1 Kwaliteitszorg

Kwaliteit betekent in feite: aan anderen laten zien hoe goed je het doet. Het gaat om verwachtingen van derden, zoals klanten, opdrachtgevers, overheidsinstellingen en niet te vergeten het eigen management, ten aanzien van het geleverde product, de verrichte dienst, etc.
Deze verwachte kwaliteit kan alleen steeds weer worden bereikt als de weg, die gevolgd moet worden, goed is beschreven. Het niet vastleggen van die weg leidt tot interpretatieproblemen en mogelijke afwijkingen. Er moeten dus afspraken worden gemaakt en normen worden gesteld die eenduidig zijn. Op deze manier moet gegarandeerd kunnen worden dat het eindresultaat steeds hetzelfde is als die afspraken en normen worden nagekomen. Kwaliteitszorg is de "georganiseerde zorgvuldigheid van werken" die daarnaar moet leiden. Het opschrijven leidt tot een kwaliteitshandboek waarin het kwaliteitszorgsysteem is vastgelegd.
Hoe dat moet worden opgeschreven kan in principe ieder voor zichzelf uitmaken. Het wiel hoeft echter niet opnieuw te worden uitgevonden want er is al veel ervaring op het gebied van het samenstellen en schrijven van kwaliteitshandboeken. Er bestaan dan ook allerlei voorbeelden en richtlijnen hiervoor. De Raad voor Accreditatie heeft nuttige documenten evenals EURACHEM en CITAC, terwijl ook de Richtlijnen voor GLP zeer behulpzaam kunnen zijn. In zijn algemeenheid worden in alle documenten dezelfde onderwerpen aangesneden hoewel de accenten soms wat verschillend zijn.
Deze onderwerpen zijn:
  • organisatie en personeel
  • kwaliteitsbewaking
  • faciliteiten
  • testsystemen
  • apparatuur, materialen, reagentia
  • test- en referentiestoffen
  • standaardwerkvoorschriften
  • uitvoering onderzoek/labjournaals
  • rapportage
  • archivering

4.2 Arbozorg

Arbozorg houdt in:
"Het beschermen en bevorderen van de gezondheid, het bevorderen van de veiligheid en de hygiëne van het arbeidsmilieu en het zorgen voor een arbeidsorganisatie en arbeidsinhoud die rekening houden met de persoonlijke eigenschappen van de werknemers en ruimte bieden voor zelfontplooiing."
De minimumeisen die aan deze zorg gesteld worden zijn in de wet vastgelegd. Verplichte onderdelen van arbozorg zijn:
  • overleg met werknemers
  • verslaglegging
  • bedrijfshulpverlening
  • ziekteverzuimbeleid
  • risico-inventarisatie en risico-evaluatie
  • arbeidsgezondheidskundig onderzoek
  • registratie en melding van ongevallen

Voor sommige onderdelen van deze opsomming moet van de diensten van een erkende arbodienst gebruik gemaakt worden.

4.3 Milieuzorg

Milieuzorg houdt in:
"Alle inspanningen die tot doel hebben inzicht te krijgen in en het beheersen van de effecten van de bedrijfsactiviteiten op het milieu".

Het doel van het daaraan gekoppelde milieuzorgsysteem is vooral de beschrijving van wat er gedaan moet worden aan de beperking van emissies naar water, lucht en bodem, en van geur, afval, geluid en straling. In de normale laboratoriumpraktijk zal het vooral gaan om een efficiënt beheer van chemicaliën, afvalstoffen en vergunningen. Een groot deel van milieubeheer in een laboratorium heeft een directe relatie met veiligheid en arbeidsomstandigheden .
Een milieuzorgsysteem is doorgaans gebaseerd op de volgende elementen:

  • milieubeleidsverklaring
  • integratie van milieuzorg in de bedrijfsvoering
  • milieuprogramma/milieujaarplan
  • meet- en registratieprogramma
  • intern controlesysteem en inspecties
  • interne voorlichting en opleiding
  • in- en externe rapportage

4.4 De drie systemen kennen vergelijkbare sturende mechanismen

Binnen alle drie de zorgsystemen wordt gewerkt aan een zichzelf verbeterende situatie. Bij arbo- en milieuzorg vormen wettelijke normen daarbij het uitgangspunt. Op grond van het wettelijk verplichte ALARA-principe (As Low As Reasonable Achievable, zorg dat blootstelling/milieuvervuiling zo laag is als redelijkerwijs mogelijk is) wordt uiteindelijk gestreefd naar een ‘nulbelasting’. In de kwaliteitszorg wordt door middel van normalisatie en standaardisatie een basis gelegd. Uiteindelijk wordt gestreefd naar het ‘foutloos’ produkt. Doelstellingen moeten daarom in alle drie de gevallen continu aangepast kunnen worden aan nieuwe inzichten.
In tabel 2 zijn de verschillende aspecten van de drie zorgsystemen nog eens naast elkaar gezet.

Kwaliteit Arbo Milieu
beleidsverklaring beleidsverklaring beleidsverklaring
integratie in bedrijfsvoering integratie in bedrijfsvoering integratie in bedrijfsvoering
verbeterplannen arbojaarplan milieujaarplan
klachten ongevallen/klachten incidenten/klachten
inspecties inspecties inspecties
opleiding/training opleiding/training opleiding/training
rapportage rapportage rapportage
SOP's procedures/voorschriften procedures/voorschriften

Het is duidelijk dat alle aspecten in een of andere vorm in alle drie systemen voorkomen. Of het gewenst is deze aspecten te combineren is steeds de vraag: in principe wel, maar in de uitvoering treden toch wel variaties op.

5. Integratie door implementatie

Hoewel integratie een moeilijk proces is, blijkt men in de dagelijkse praktijk steeds meer naar integratie toe te groeien. De medewerkers die zich met de invoering bezig houden, merken zelf waar integratie tot voordelen leidt, domweg omdat daardoor dubbel werk wordt voorkomen en het opgebouwde systeem veel transparanter wordt. Het hoger management hoeft daarvoor niet noodzakelijkerwijs opdrachten te geven, maar het management moet zich wel committeren om de gevraagde systemen zonder voorbehoud te implementeren.

Zoals uit het voorgaande blijkt zijn er geen princiële bezwaren tegen zo'n integratie:

  • er zijn qua opzet geen principiële verschillen tussen de drie zorgsystemen;
  • de overheid schrijft Combizorg niet voor, maar vindt wel dat normen voor de onderscheiden gebieden op elkaar moeten aansluiten;
  • er zijn geen bezwaren tegen het schrijven van een geïntegreerd handboek.
Voorbeelden waarbij gecombineerde zorg praktisch is:
  • Zorgvuldigheid ten aanzien van de grondstoffen die voor de produktie worden gebruikt komt kwaliteit, milieu en arbeidsomstandigheden ten goede, met name bij gebruik van gevaarlijke stoffen.
  • Bestaande kwaliteitsnormen vragen al aandacht voor veiligheid en milieu. Certificering of goedkeuring vereist in dit geval integratie.
  • Verscheidene laboratoria beschikken al over een geïntegreerd KAM-handboek.
  • In de dagelijkse praktijk worden in veel organisaties arbo- en milieuzorg al gecombineerd tot op het niveau van beleid en beheer. Deze koppeling is vrij eenvoudig omdat het zowel bij arbo- als bij milieuzorg om bescherming van mens en omgeving gaat. Bij arbo draait het om de medewerker in zijn werkomgeving, bij milieu om hinder voor de externe omgeving. Integratie met kwaliteit is op dit niveau lastiger omdat de doelstelling en de inhoudelijke uitwerking heel anders van aard zijn.
  • Als gezamenlijke certificering van de verschillende systemen mogelijk wordt scheelt dit een hoop werk en geld.

Vanwege de uitvoering van controle en handhaving door de overheid zijn er nog wel enige perikelen te verwachten. Immers, er zijn verschillende ministeries en instanties, elk met hun eigen visie, bij het proces betrokken. Enig zicht op integratie van overheidswege is er nu nog niet. Dit betekent dat aan instellingen zelf wordt overgelaten hoe ze tot integratie overgaan. Allesomvattende regels zijn nog niet ontwikkeld zodat voorlopig uit moet worden gegaan van enkele door de overheid gestimuleerde studies inzake koppeling van zorgsystemen in laboratoria en van praktijkvoorbeelden uit individuele instellingen. Uitwisseling van deze ervaringen zal integratie bevorderen. In het handboek "Kwaliteits-, Arbo- en Milieuzorg in het laboratorium" worden praktijkervaringen gebundeld en breed toegankelijk gemaakt.


Dit artikel is een samenvatting van een hoofdstuk uit het handboek 'Kwaliteits-, arbo- en milieuzorg in het laboratorium'.

 

Zoeken