Workshop integratie Afdrukken E-mail
Eindredactie: Iris van 't Leven

 

Introductie

 

Hieronder volgt het verslag van het minisymposium 'Integratie van kwaliteits-, arbo- en milieuzorg, voors en tegens' dat 28 september 2000 heeft plaatsgevonden. Het symposium is georganiseerd door de redactie van het handboek 'Kwaliteits-, arbo- en milieuzorg in het laboratorium', Uitgeverij Nassau in het kader van de verdere invulling van het thema integratie in het handboek. Ervaringsdeskundigen zijn uitgenodigd om samen met de redactie te brainstormen over integratie van kwaliteits-, arbo- en milieuzorg in de praktijk.

 

 

Dagindeling en organisatie

 

Dagcoordinator: I. van 't Leven
Dagvoorzitter:    B. te Nijenhuis

Dagprogramma:

  • Introductie door Bauke te Nijenhuis
  • Integratie van arbo- en milieuzorg in een kwaliteitszorgsysteem door Arno van Straaten
  • Integratie van kwaliteit in een arbo- en milieuzorgsysteem door Gerard Uittenhout
  • Workshops
  • Plenaire discussie

Introductie door Bauke te Nijenhuis

Op de werkvloer komt kwaliteit, arbo en milieu bij elkaar en is moeilijk los te zien. Op andere niveau's, bijvoorbeeld bij het samenstellen van handboeken is integreren moeilijker. Er is weinig gepubliceerd over integratie in de praktijk. In het handboek 'Kwaliteit-, Arbo- en Milieuzorg' proberen we dit door middel van casussen vorm te geven. Om hier meer structuur in te kunnen brengen en na te gaan welke items extra aandacht moeten krijgen is dit minisymposium georganiseerd. KAM-systemen bestaan. Arno van Straaten van Shell Pernis en Gerard Uittenhout van DSM Research gaan op basis van hun ervaring kort in op de voordelen en problemen die ze zijn tegengekomen bij het opzetten van hun systeem.

Ervaringen bij Shell Pernis door Arno van Straaten

Shell heeft in een bestaand kwaliteitssysteem arbo- en milieuzorg geïntegreerd.
Kwaliteitsmanagement bestaat voor 70% uit kwaliteitscontrole en voor 30% uit troubleshooting en kwaliteitsverbetering. Basis voor het beheersen en verbeteren vormen:

  • kwaliteit: afspraken met klanten door Shell productie
  • arbo: richtlijnen van Shell HSE en de arbowet
  • milieu: richtlijnen van Shell HSE, sustainable development, wet en regelgeving, DCMR en omwonenden

Shell werkt dicht bij bewoning met licht ontvlambare produkten.Deze geschiedenis brengt met zich mee dat er veel aandacht is voor veiligheid; eerst reactief later proactief. Systematische aandacht voor kwaliteit, arbo en milieu is geleidelijk ontstaan. In de tabel zijn de ontwikkelingen in de tijd weergegeven.

Ontwikkelingen in het laboratorium

1970

Laboratoriumveiligheidshandboek (afgeleid van het lokatieveiligheidshandboek)

1980-1985

Klant/afnemeraudits door auto-industrie, procedureel gericht, vrijwel geen aandacht voor technische competentie

1987

Sterlab contact

1988

Kwaliteitshandboek ISO guide 25/NEN 2653

1989

Sterlabaccreditatie op basis van economische motieven, gericht op verbetering. (Later accreditatie op basis van EN 45001/RvA SC00)

De accreditatie vergemakkelijkte de klantaudits niet.

1995

VG(W) geintegreerd, gericht op preventie en beheersing van veiligheid en gezondheid op basis van de arbowet.

Welzijn werd behandeld als discussie-onderwerp op de werkvloer.

1999

Milieu geintegreerd op basis van ISO 14001


Kenmerken van het integratietraject zijn:

  • geleidelijke integratie, stap voor stap
  • benutten van overlap op operationeel en organisatorisch gebied.

De volgende elementen lenen zich voor integratie:

  • Beheersen van risico's
  • Beleid, organisatiestructuur en ondersteuning
  • Organisatie van de werkzaamheden
  • Personeelsbeleid
  • Bedrijfseconomisch
  • Verbetertrajecten

Belangrijk aspect is open communicatie, betrokkenheid en dialoog over verantwoordelijkheden.

Het grootste probleem waren de auditors/inspecteurs. Met behulp van verwijzingstabellen en flinke discussies met de auditors komen ze er wel uit.

Ervaringen bij DSM research door Gerard Uittenhout

DSM research is een ontwikkelings- en onderzoekslaboratorium. Kwaliteit is geïntegreerd in een bestaand veiligheid- en milieuzorgsysteem. Het systeem voor veiligheid en milieu kan schematisch als volgt worden weergegeven:

Figuur 1. Verhouding tussen het technisch, sociaal en managementsysteem bij arbo- en milieuzorg

  • Het technical system is relatief groot, er zijn veel praktische procedures en maatregelen. Deze zijn gebaseerd op wetgeving en interne richtlijnen.
  • Het social system is de motor achter het functioneren van het systeem. Belangrijkste factor vormt lijfsbehoud.
  • Het managementsystem was er omdat het moest maar stond te stoffen in de kast.

Het systeem bracht veiligheidsresultaat.

In 1995 werd kwaliteit een issue. Daar lagen de accenten anders, de nadruk lag op het managementsystem. De invulling van het technical system en het social system was nog onduidelijk. Wat is nu kwaliteit?

Figuur 2. Verhouding tussen het technisch, sociaal en managementsysteem bij kwaliteitszorg

Belemmeringen bij de integratie waren:

  • angst voor het verlies van vakmanschap
  • klantdenken was er niet
  • voor het technical system waren geen instrumenten

Er is veel aandacht nodig voor het social system. Kritische succesfactor is de eigen organisatie: draagvlak van de directeur en draagvlak voor de directeur.

Workshops: uitkomst van de discussies in de groepen

De deelnemers hebben verdeeld over vier groepen stellingen besproken. Elke groep besprak een stelling gericht op de mogelijkheden van integratie en een stelling gericht op de onmogelijkheden van integratie. Per stelling zijn de resultaten kort samengevat.

Stelling

Tegenstelling

Er zijn veel overeenkomsten tussen kwaliteit, arbo en milieuzorg (systemen)

  •  Managementsysteem:
    • Demingcirkel
    • Beheersinstrumenten, audits, hanteren van formats, procedures, handboek
    • Inventarisatie van het bedrijfsproces (primair, ondersteunend, management)
  • Mensen: dezelfde mensen zorgen voor de uitvoering (opleiding, gedrag, communicatie, verantwoordelijkheden)
  • Alle vragen een bepaalde ordening (normen)
  • Kritische succesfactoren komen overeen (directie, flexibiliteit)
  • Alle vragen evenwicht tussen verbetering en borging
  • Doelgroepgerichte rapportages nodig: eenheid in verscheidenheid
  • Uitdrukking van prestaties in maat en getal (benchmarking)
  • Bedrijfscultuur (onderlinge samenwerking, verbetercultuur, leren)
  • Procesgerichte aanpak is nodig
  • Coördinatie kan bij 1 persoon liggen, inhoudelijke kennis niet.

Er zijn veel strijdigheden in kwaliteit, arbo en milieuzorg (systemen)

Er is onderscheid in uitvoering, beheer/procedure, management.

Er is onderscheid in soorten lab’s:

Routine      -------------------------- R&D

(procedure)                                    (diversiteit)

In elk werktype zijn K,A en M-elementen aanwijsbaar, integratie is vaak vanzelfsprekend, er zijn accentverschillen

  • Synergetische procedures accenten verschillen per branche (chemie veiligheid e.d.)
  • Conflicten kunnen ontstaan door verschil in prioriteit in:
  • beleid
  • investering
  • beloning/afrekening
  • Er is een belangrijk verschil in belanghebbenden (klant, omgeving en overheid, werknemer) wat tot conflicten kan leiden.
  • Er is inhoudelijke tegenstrijdigheid: bv. kwaliteitsmaatregelen genereren afval
  • Er is tegenstrijdigheid in de tijd. Korte termijn acties hebben gevolgen op lange termijn
  • Discussie over conflicten en tegenstrijdigheden zijn erg belangrijk, er zijn compromissen nodig die integraal afgewogen moeten worden.

Bij alles: beheersing van processen, degene die dit aanstuurt  heeft dit het liefst geintegreerd

 

Geïntegreerde KAM-zorg kost te veel

Risico's zijn:

  • Overdimensionering:
    • strenger dan nodig
    • breder dan nodig
      als het voor de organisatie belangrijkste aspect als leidraad wordt genomen voor de opzet van het systeem worden andere aspecten al snel te uitgebreid meegenomen (bv. soms staat kwaliteit voorop, soms veiligheid)
  • Integratie kost tijd:
    Overleg met drie toezichthouders risico voor:
    • extra auditdagen
    • afkeur
    • extra verwijstabellen
    • extra uitleg
  • Integratie vertraagt (massatraagheid), probleem bij acute zaken, korte termijn apart regelen

Geïntegreerde KAM-zorg levert geld op

Integratie levert geld op:

  • als optimum bij K-, A-, en M bereikt is
  • je bereikt synergie
    • inhoudelijk (bv. registratie chemicaliën)
    • procesmatig/procesbeheersing
  • omvang van de organisatie

Geen zorgsysteem maar managementsysteem.

Trefwoord: Doelmatigheid!

In een KAM-zorgsysteem belemmert de bureaucratie de daadwerkelijke zorg voor kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu.

Door het vastleggen komt het accent op borgen en komt verandering in het gedrang:

  • Standaard handelwijze is eenvoudig vast te leggen
  • Research, innovatie vraagt om ad hoc actie

De relatie tussen deskundigheid en procedures is belangrijk, randvoorwaarden stellen aan deskundigheid

Voorkomen van bureaucratie:

  • geschikt instrument, aansluitend op primair proces en cultuur
  • opstellen van criteria/procedures
  • kwaliteit van medewerkers
  • vastleggen van verantwoordelijkheid
  • niet nastreven van certificatie
  • deskundigheid accreditatie

Het hebben van een zorgsysteem is een noodzakelijke voorwaarde voor goede KAM-zorg

Belangrijk zijn:

  • criteria voor goede KAM-zorg zijn geformuleerd
  • borging van de zorg
  • continue verbetering
  • accreditatie van zorgsystemen is een stok achter de deur
  • overdraagbaarheid
  • documentatie
  • efficient
  • duidelijk wat beleid, meetbare doelen en resultaten zijn

Een zorgsysteem ondersteunt deze aspecten. KAM-zorg kan ook goed zijn zonder systeem maar zonder systeem is KAM-zorg te vrijblijvend.
Een systeem zorgt voor borging en maakt het mogelijk aan te tonen of de zorg in orde is.

Het is afhankelijk van de bedrijfscultuur of het aanslaat. Klein houden van het systeem is een tussenoplossing. Concrete afspraken maken over toetsing en controle is daarbij belangrijk.

Als kwaliteit nodig is hoeft arbo- en milieu er niet persé in. Of slechts deels geïntegreerd, niet overdimensioneren. Arbo- en milieu alleen ophangen aan een kwaliteitssysteem als je goed specificeert wat. Bewaken dat doelen gehaald worden.

Bij scherpe criteria, hoeft minder op papier. Gebruik proffesionaliteit van de medewerkers, richt je op opleidingsfase en werk met raamprocedures.

Inhoud bewaken: bij hantering van 1 norm zit niet elk thema er automatisch goed in.

Een KAM-zorgsysteem is goed te certificeren/accrediteren

Als je een KAMzorgsysteem hebt is dit certificeerbaar.
K=K(AM) Beoordeel de kwaliteit van het zorgsysteem.
Definieer:

  • parameters
  • kritische succesfactoren
  • prestatie-indicatoren

M.b.t. certificering is het makkelijker om met A en M aan te haken op Kwaltiteitszorg.

Een geĩntegreerd KAM-zorgsysteem belemmert certificatie/accreditatie

  • minder transparant voor auditors en medewerkers
  • doorlooptijd en kosten zijn meer
  • verschillende prikkels en motiverende factoren (K>A>M)
  • geen inhoudelijke overlap
  • bemoeiende overheidsinstanties, (AI moet alleen naar de werkvloer kijken, niet naar de hele organisatie)




Plenaire discussie

Er bestaan geen KAM-certificeerders met bevoegdheden, er is geen KAM-norm, het is wel mogelijk om met 1 certificeerder alle afspraken te maken.

Keus voor KAM hangt af van de mensen die dit moeten oppakken, opereren de inhoudelijk deskundigen gescheiden dan is gescheiden houden van het systeem vanzelfsprekender.

Voor elke organisatie is een van de drie thema's inhoudelijk dominant, met andere systemen hierop aanhaken is niet persé een goed idee. Er is gevaar voor verwaarlozing of overdimensionering van de andere thema's.

Alleen K-zorg is altijd goedkoper dan KAM-zorg, alleen integreren als je alle drie wilt.

Belangrijke punten om nader uit te werken zijn:

  • Integratie op maat /Variatie in integratie
  • Evenwicht tussen borging en verbetering

Vervolgactie

In het KAM-handboek wordt een hoofdstuk uitgewerkt over de (on)mogelijkheden van integratie/integratie op maat. Iris van 't Leven, Bauke te Nijenhuis en Mart van der Steeg gaan hiermee aan de slag. Meer informatie hierover is verkrijgbaar bij Iris van 't Leven, tel. 026-4430353, email: Dit e-mail adres is beschermd door spambots, u heeft Javascript nodig om dit onderdeel te kunnen bekijken .
 

Zoeken